5/5 - (2 votes)

Bài viết được cập nhật ngày 20/08/2025

Thuật ngữ 5W1H có lẽ không còn xa lạ gì đối với bạn. Có thể, bạn đã từng nghe thuật ngữ này ít nhất 1 lần. Nhưng bạn có thể chưa hiểu “sâu” về thuật ngữ này và chưa biết cách cách áp dụng thuật ngữ này để giải quyết các vấn đề trong cuộc sống hàng ngày!

Do vậy, trong bài viết này, EZ Marketing muốn chia sẻ cho bạn Tất tần tật về 5W1H và cách ứng dụng 5W1H vào marketing cũng như cuộc sống hàng ngày.

5W1H là gì?

5W1H là gì?

5W1H là gì?

5W1H là một phương pháp tư duy và phân tích dựa trên 6 câu hỏi(What? – Cái gì?, Why? – Tại sao?, When? – Khi nào?, Where? – Ở đâu?, Who? – Ai?, How? – Như thế nào?) nhằm làm rõ một vấn đề, hỗ trợ lập kế hoạch, tìm nguyên nhân và xây dựng giải pháp hiệu quả trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

What? – Cái gì?

What? là các câu hỏi để xác định vấn đề, sự kiện, hoặc các hành động để giải quyết vấn đề.

Các câu hỏi What có thể là:

  • Vấn đề chính xác là gì?
  • Điều gì đang xảy ra?
  • Chúng ta đang cần tìm hiểu điều gì?
  • Chúng ta cần làm gì để giải quyết vấn đề?
  • …

Ví dụ: Nếu bạn cần lập kế hoạch cho 1 dự án marketing thì What có thể là:

  • Mục đích chính của dự án marketing là gì?
  • Các mục tiêu cụ thể của dự án marketing là gì?
  • Có những đầu việc gì cần thực hiện để đạt được mục đích và mục tiêu của dự án marketing?

Why? – Tại sao?

Tìm hiểu nguyên nhân, lý do đằng sau một sự kiện, vấn đề hoặc một hành động.

Các câu hỏi Why có thể là:

  • Tại sao điều này xảy ra?
  • Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là gì?
  • Vì sao khách hàng thích hoặc không thích sản phẩm này?
  • Vì sao chúng ta phải thực hiện công việc này?
  • …

Ví dụ: Bạn đang lập kế hoạch cho 1 dự án marketing và bạn đã có danh sách các đầu việc cần triển khai(hoàn thành What?) thì Why? sẽ là Lý do vì sao lại phải thực hiện từng đầu việc đó.

When? – Khi nào?

Xác định thời gian xảy ra của sự kiện, vấn đề hoặc hành động.

Các câu hỏi When có thể là:

  • Vấn đề xảy ra khi nào?
  • Sự kiện này bắt đầu và kết thúc lúc nào?
  • Khi nào là thời điểm thích hợp để triển khai các công việc này?
  • …

Ví dụ: chúng ta lại quay lại ví dụ lập kế hoạch dự án marketing ở trên, sau khi có danh sách các đầu việc(What?), và tìm ra lý do vì sao lại thực hiện từng đầu việc đó(Why?), thì bây giờ chúng ta phải tìm When. When ở đây là thời gian thực hiện dự án marketing, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án marketing cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng đầu việc trong kế hoạch marketing.

Where? – Ở đâu?

Xác định địa điểm, khu vực có liên quan đến vấn đề, sự kiện, hành động.

Các câu hỏi Where có thể là:

  • Sự việc diễn ra ở đâu?
  • Khu vực nào bị ảnh hưởng nhiều nhất?
  • Địa điểm nào phù hợp để triển khai hoạt động?
  • Triển khai các hoạt động ở đâu?
  • …

Ví dụ: Chúng ta quay lại ví dụ kế hoạch marketing ở trên, Where chính là 

  • Dự án marketing sẽ triển khai trên những kênh marketing nào?
  • Từng đầu việc sẽ được triển khai ở kênh marketing nào?

Who? – Ai?

Xác định những người liên quan đến sự kiện, vấn đề hoặc hành động.

Các câu hỏi Who có thể là:

  • Ai chịu trách nhiệm chính?
  • Ai bị ảnh hưởng bởi vấn đề này?
  • Ai có thể giúp giải quyết vấn đề?
  • …

Ví dụ: chúng ta quay lại với ví dụ lập kế hoạch dự án marketing, When sẽ là:

  • Ai sẽ là người quản lý dự án marketing và chịu trách nhiệm về dự án marketing?
  • Ai sẽ thực hiện từng đầu việc trong dự án marketing?

How? – Như thế nào?

Xác định cách thức, phương pháp hoặc giải pháp để giải quyết vấn đề.

Các câu hỏi How có thể là:

  • Làm thế nào để giải quyết vấn đề?
  • Có những phương pháp nào có thể áp dụng?
  • Bước tiếp theo cần làm là gì?
  • …

Ví dụ: chúng ta quay lại với việc lập kế hoạch marketing thì How sẽ là:

  • Từng đầu việc trong kế hoạch marketing sẽ được giải quyết cụ thể như thế nào?
  • Tổng khối lượng của từng đầu việc là bao nhiêu?
  • Hàng ngày cần hoàn thành khối lượng công việc của từng đầu việc là bao nhiêu?

Ưu điểm của 5W1H

Dưới đây là các ưu điểm nổi trội của 5W1H:

Ưu điểm của 5W1H

Ưu điểm của 5W1H

5W1H rất dễ áp dụng

5W1H rất đơn giản và dễ áp dụng trong việc xử lý các vấn đề trong công việc và cuộc sống. Mỗi khi cần xử lý 1 vấn đề nào đó thì bạn chỉ cần áp dụng 6 câu hỏi(What, Why, When, Where, Who, How) trong 5W1H vào vấn đề cần xử lý.

Tốn ít thời gian học cách sử dụng

Bạn không cần dành nhiều thời gian để học cách sử dụng 5W1H. Bạn chỉ cần nhớ 6 câu hỏi (What, Why, When, Where, Who, How) và có thể áp dụng ngay 5W1H để xử lý vấn đề của bạn.

Tiết kiệm thời gian

5W1H là phương pháp tư duy đơn giản và khá toàn diện, do vậy nó giúp bạn nhanh chóng tìm ra vấn đề, tìm ra giải pháp cho vấn đề và giải quyết vấn đề.

5W1H có thể áp dụng rộng rãi trong cuộc sống

Bạn có thể sử dụng 5W1H trong hầu hết các lĩnh vực trong cuộc sống và phương pháp này có thể xử lý nhiều vấn đề trong công việc và cuộc sống

5W1H giúp phân tích toàn diện vấn đề

6 câu hỏi trong 5W1H có thể giúp bạn phân tích toàn diện 1 vấn đề và giải quyết vấn đề đó. Bạn có thể sử dụng 5W1H từ giai đoạn xác định vấn đề, tìm nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề, đánh giá tác động của vấn đề cho tới các giai đoạn xác định các giải pháp khả thi để xử lý vấn đề, lập kế hoạch và thực hiện giải pháp:

1. Xác định vấn đề

  • Vấn đề cụ thể là gì? (Mô tả rõ ràng, chi tiết)
  • Ai hoặc điều gì liên quan đến vấn đề này?
  • Mức độ ảnh hưởng của vấn đề lớn hay nhỏ?
  • …

2. Tìm nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề

  • Tại sao vấn đề này xảy ra?
  • Những yếu tố nào gây ra hoặc ảnh hưởng đến vấn đề?
  • Có dữ liệu hoặc bằng chứng nào cho những lý do ở trên không?
  • …

3. Đánh giá tác động của vấn đề

  • Vấn đề ảnh hưởng đến ai và tác động như thế nào?
  • Có tác động trong ngắn hạn hay dài hạn?
  • Nếu không giải quyết vấn đề, hậu quả sẽ ra sao?
  • …

4. Xác định giải pháp khả thi để xử lý vấn đề

  • Có những cách nào để giải quyết vấn đề?
  • Cách nào tối ưu nhất?(Tối ưu về chi phí, hiệu quả, thời gian)
  • Có thể kết hợp nhiều giải pháp để giải quyết vấn đề không?
  • …

5. Lập kế hoạch và thực hiện giải pháp

  • Giải pháp sẽ được triển khai thế nào?
  • Những Ai chịu trách nhiệm thực hiện?
  • Cần theo dõi và đánh giá hiệu quả ra sao?
  • …

Nhược điểm của 5W1H

Mặc dù, phương pháp 5W1H có rất nhiều ưu điểm nhưng phương pháp này cũng có một số nhược điểm như:

Nhược điểm của 5W1H

Nhược điểm của 5W1H

Dễ bị mắc vào “ý kiến chủ quan”

Nếu người sử dụng 5W1H thiếu dữ liệu thực tế về lĩnh vực/chủ đề đang cần xử lý, giải quyết thì họ có thể vô tình đưa quan điểm cá nhân, định kiến, ý kiến chủ quan của họ vào việc đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi.
Điều này có thể hạn chế góc nhìn, khiến việc sử dụng 5W1H trở nên thiếu khách quan, sai lệch hoặc chỉ tập trung vào một hướng suy nghĩ nhất định, dẫn đến bỏ sót những khía cạnh quan trọng thực sự.

Ví dụ: Gần đây, công ty của bạn có nhiều nhân viên nghỉ việc và bạn muốn sử dụng 5W1H để phân tích nguyên nhân: 

Đối với câu hỏi Why? Tại sao nhiều nhân viên nghỉ việc? Nếu bạn có sẵn định kiến rằng nhân viên nghỉ việc là do lương thấp, thì câu trả lời của bạn cho câu hỏi Why chỉ là lương công ty bạn thấp nên nhiều nhân viên nghỉ việc. Nhưng lương thấp chỉ là lý do nghỉ việc của những người đi làm vì lương, nhưng còn rất nhiều người đi làm để học hỏi, phát triển bản thân, nâng cao năng lực nghề nghiệp. Do vậy, vì lương thấp mà nhiều nhân viên công ty của bạn nghỉ việc chỉ là ý kiến chủ quan của bạn, còn  rất nhiều lý do khiến nhiều nhân viên trong công ty của bạn nghỉ việc như môi trường làm việc độc hại, áp lực công việc cao, thiếu cơ hội thăng tiến,…

Giải pháp: 

  • Sử dụng dữ liệu thực tế để hỗ trợ việc trả lời câu hỏi thay vì chỉ dựa vào cảm tính: bạn nên sử dụng số liệu, thống kê, nghiên cứu hoặc bằng chứng thực tế để hỗ trợ việc trả lời câu hỏi, từ đó giúp câu trả lời có tính khách quan hơn và tránh sai sót.
  • Kết hợp nhiều góc nhìn, lắng nghe ý kiến từ nhiều người để tránh bị mắc vào “ý kiến chủ quan”: Để có cái nhìn toàn diện hơn, cần thu thập ý kiến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm nhiều bộ phận, nhiều cấp độ, hoặc nhiều nhóm người liên quan.
  • Đặt nhiều phương án giả định thay vì chỉ tập trung vào một nguyên nhân duy nhất: Thay vì kết luận ngay một nguyên nhân, hãy đặt ra nhiều giả định khác nhau và kiểm chứng chúng, để có cái nhìn khách quan và toàn diện hơn.

Khó áp dụng 5W1H trong các tình huống/vấn đề phức tạp

Rất khó để áp dụng 5W1H để giải quyết những tình huống/vấn đề phức tạp hoặc không rõ ràng, vì nó có thể không bao quát hết các yếu tố cần thiết.

Ví dụ: bạn muốn áp dụng 5W1H để giải quyết một vấn đề về khủng hoảng truyền thông trong một công ty lớn, có nhiều bộ phận và nhân sự liên quan. Mặc dù, phương pháp 5W1H có thể xác định: những gì xảy ra, ai liên quan, tại sao lại xảy ra vấn đề, khi nào xảy ra và ở đâu, nhưng bạn vẫn gặp khó khăn trong việc giải quyết các yếu tố phức tạp như các mối quan hệ giữa các bộ phận, động thái bên ngoài và nội bộ công ty, hay sự tác động của văn hóa công ty. Những yếu tố này không thể được giải quyết chỉ qua các câu hỏi cơ bản của 5W1H.

Giải pháp:

  • Kết hợp với các công cụ phân tích khác: Khi gặp các tình huống/vấn đề phức tạp, bạn có thể kết hợp 5W1H với các công cụ phân tích khác như SWOT, PESTLE, Fishbone diagram hoặc Root Cause Analysis. Những công cụ này giúp bạn đi sâu vào các yếu tố ảnh hưởng đến tình huống/vấn đề, từ đó có cái nhìn rõ ràng hơn về nguyên nhân và giải pháp.
  • Phân tích chi tiết hơn: Bạn có thể áp dụng phương pháp 5W1H trong nhiều vòng, mỗi vòng tập trung vào một khía cạnh cụ thể của vấn đề để hiểu rõ hơn về các yếu tố phức tạp và đưa ra các giải pháp và kế hoạch hành động. Ví dụ: Vòng 1 sẽ sử dụng 5W1H để tìm hiểu tổng quan về vấn đề, Vòng 2 sẽ sử dụng 5W1H để đi sâu vào nguyên nhân và các yếu tố chi tiết, Vòng 3 sẽ sử dụng 5W1H để xác định giải pháp và kế hoạch hành động…

5W1H thiếu chiều sâu

Mặc dù phương pháp 5W1H giúp xác định các yếu tố cơ bản, nhưng nó không đào sâu vào lý do hoặc nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Vì vậy, nếu muốn tìm hiểu một vấn đề kỹ lưỡng hơn, bạn cần phải kết hợp với các phương pháp khác.

Ví dụ: Giả sử bạn sử dụng 5W1H để phân tích nguyên nhân một dự án marketing thất bại. Phương pháp 5W1H có thể giúp bạn xác định ai làm sai, làm sai gì, làm sai khi nào, ở đâu. Câu hỏi “Why – Tại sao?” trong 5W1H chỉ có thể đưa ra các nguyên nhân bề mặt khiến cho dự án thất bại. Tuy nhiên, nó không thể chỉ ra được các nguyên nhân sâu xa làm cho dự án thất bại như lý do cảm xúc hoặc kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp nhóm kém hoặc các nguyên nhân sâu xa hơn liên quan đến văn hóa tổ chức…

Giải pháp:

  • Kết hợp với các phương pháp định tính: Để có được chiều sâu, bạn có thể kết hợp 5W1H với các phương pháp định tính như phỏng vấn sâu, khảo sát, hoặc phân tích tâm lý nhóm.
  • Tăng cường phân tích dữ liệu: Phân tích thêm các dữ liệu và thông tin thu thập được từ các nghiên cứu tình huống, khảo sát nhóm hoặc các nguồn thông tin khác sẽ giúp mở rộng tầm nhìn và cung cấp góc nhìn sâu sắc hơn về vấn đề.

Không phải lúc nào 5W1H cũng phù hợp với mọi tình huống

Có những vấn đề hoặc tình huống mà các câu hỏi trong 5W1H không trực tiếp hoặc không hoàn toàn phù hợp để giải quyết. Ví dụ, khi cần khám phá những yếu tố cảm xúc, tâm lý hay giá trị văn hóa, phương pháp 5W1H không thể cung cấp đầy đủ thông tin.

Ví dụ cụ thể: Bạn muốn sử dụng 5W1H để phân tích 1 bài thơ. Các câu hỏi 5W1H như “Ai tạo ra bài thơ?”, “Khi nào?”, “Ở đâu?” , “Tại sao tác giả lại tạo ra bài thơ này”…có thể không đủ để giải thích “đúng” được cảm xúc, trải nghiệm cá nhân của nhà thơ, và các yếu tố vô hình như cảm hứng hay bối cảnh xã hội là những yếu tố khó có thể được làm rõ nếu chỉ áp dụng 5W1H.

5W1H bị hạn chế trong việc thu thập dữ liệu định tính

Phương pháp này thường tập trung vào việc thu thập dữ liệu định lượng hoặc dữ liệu sự kiện, nhưng lại bị hạn chế trong việc thu thập dữ liệu định tính như cảm xúc, trải nghiệm cá nhân, bối cảnh xã hội và các yếu tố vô hình khác.

Ví dụ: Bạn muốn nghiên cứu về sự hài lòng của khách hàng đối với một dịch vụ marketing của công ty bạn. Phương pháp 5W1H sẽ giúp bạn xác định thông tin cơ bản như ai là khách hàng, họ muốn gì, khi nào họ sử dụng dịch vụ và họ ở đâu. Tuy nhiên, phương pháp này không thể giúp bạn hiểu được cảm nhận sâu sắc của khách hàng, lý do “thật sự” vì sao họ hài lòng hay không hài lòng về dịch vụ công ty bạn, và cảm xúc thật của họ khi sử dụng dịch vụ công ty bạn.

Giải pháp:

  • Kết hợp với các phương pháp định tính và định lượng khác: Để thu thập được cả dữ liệu định tính và định lượng, bạn có thể bổ sung các công cụ như phỏng vấn sâu, khảo sát mở, hoặc thảo luận nhóm (focus group). Những phương pháp này sẽ giúp bạn thu thập cảm nhận và trải nghiệm của con người, điều mà 5W1H có thể bỏ qua.
  • Áp dụng phương pháp phân tích sâu: Sử dụng các phương pháp phân tích định tính như phân tích nội dung (content analysis) hoặc phân tích theo chủ đề (thematic analysis) để hiểu sâu hơn về các yếu tố cảm xúc, thái độ và động lực đằng sau các hành động hoặc quyết định.

Có thể tạo ra sự khô khan, thiếu sáng tạo

Vì chỉ xoay quanh 6 câu hỏi cố định của 5W1H nên có thể làm giảm tính sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề và khó tạo ra những ý tưởng đột phá. Phương pháp này có thể khiến người sử dụng đi theo một khuôn mẫu cứng nhắc, thiếu linh hoạt trong việc suy nghĩ ra những giải pháp khác.

Ví dụ: bạn đang cần lên kế hoạch marketing để quảng bá cho 1 loại cà phê hòa tan cao cấp mới. Và bạn quyết định sử dụng 5W1H, kết quả có thể sẽ là:

  • What? Sản phẩm là cà phê hòa tan cao cấp.
  • Who? Đối tượng khách hàng là dân văn phòng, những người bận rộn.
  • When? Ra mắt vào tháng 5 năm nay.
  • Where? Bán trên các nền tảng thương mại điện tử và siêu thị.
  • Why? Vì khách hàng cần một loại cà phê nhanh chóng nhưng vẫn thơm ngon.
  • How? Quảng cáo qua mạng xã hội, khuyến mãi giảm giá.

Bạn có nhận ra sự thiếu sáng tạo của 5W1H trong ví dụ ở trên không? Mặc dù, 5W1H cung cấp cho bạn 1 kế hoạch marketing đầy đủ thông tin, nhưng cách tiếp cận này không có điểm nhấn sáng tạo, không khác biệt so với các thương hiệu cà phê hòa tan khác.

Giải pháp:

  • Kết hợp với tư duy sáng tạo: Thay vì chỉ trả lời 6 câu hỏi trong 5W1H, thì bạn có thể dùng thêm các kỹ thuật như Brainstorming, Mindmap, SCAMPER để mở rộng góc nhìn.
  • Đặt câu hỏi mở rộng: Ví dụ, thay vì chỉ hỏi “Tại sao?” có thể đặt thêm “Điều gì sẽ xảy ra nếu…?”, “Có cách nào làm khác đi không?”
  • Linh hoạt trong cách sử dụng: Không nên coi 5W1H là khuôn mẫu cứng nhắc mà nên sử dụng như một công cụ gợi mở để kích thích tư duy.

Mình xin lấy 1 ví dụ cụ thể về giải pháp “Linh hoạt trong cách sử dụng” ở trên: Bạn cần tạo ra 1 bài viết về cách cải thiện kỹ năng giao tiếp và bạn muốn sử dụng 5W1H để tìm ra dàn ý cho bài viết đó:

Cách sử dụng 5W1H cứng nhắc(khô khan, thiếu sáng tạo):

  • What? Kỹ năng giao tiếp là gì?
  • Who? Ai cần cải thiện kỹ năng giao tiếp?
  • When? Khi nào cần giao tiếp hiệu quả?
  • Where? Nơi nào kỹ năng giao tiếp quan trọng?
  • Why? Tại sao kỹ năng giao tiếp quan trọng?
  • How? Làm sao để cải thiện kỹ năng giao tiếp?

Như bạn thấy, các câu hỏi 5W1H ở trên khá chung chung, dễ tạo ra một bài viết khô khan, nhàm chán, và giống với các bài viết đã có trên internet, không có gì sáng tạo cả.

Cách sử dụng 5W1H linh hoạt, sáng tạo:

  • What – nếu…? Nếu một người nhút nhát thì làm sao có thể tự tin giao tiếp chỉ sau 30 ngày?
  • Who – ngoài đời thực? Những diễn giả nổi tiếng từng gặp khó khăn trong giao tiếp đã làm gì để thay đổi?
  • When – có vấn đề? Những tình huống giao tiếp nào dễ gây hiểu lầm nhất và cách xử lý?
  • Where – độc đáo? Có thể học kỹ năng giao tiếp từ đâu ngoài sách vở và lớp học? (Ví dụ: qua các buổi networking, các buổi diễn thuyết, câu lạc bộ tranh biện,…)
  • Why – khác biệt? Tại sao có người nói chuyện rất thu hút mà không cần nói nhiều?
  • How – sáng tạo? Làm sao để luyện kỹ năng giao tiếp theo phong cách TED Talk?

Kết quả: Những câu hỏi 5W1H linh hoạt, sáng tạo ở trên sẽ giúp bài viết có chiều sâu hơn, độc đáo hơn so với các bài viết đã có trên internet, và từ đó thu hút người đọc xem hết bài viết.

Không giải quyết được nguyên nhân gốc rễ nếu không đặt câu hỏi đúng

Nếu bạn sử dụng 5W1H nhưng bạn lại đặt câu hỏi sai hoặc thiếu chiều sâu có thể dẫn đến giải pháp sai lầm, tốn thời gian và không hiệu quả.

Ví dụ: Tháng 5, doanh số bán hàng của công ty bạn thấp hơn so với tháng 4.

Nếu bạn đặt câu hỏi Why? là: “Tại sao nhân viên không bán được hàng?” thì mặc định, bạn đã đổ lỗi cho nhân viên chính là lý do làm cho doanh số bán hàng tháng 5 thấp hơn tháng 4 và bạn đã bỏ qua việc xem xét các yếu tố khác.
Câu hỏi Why đúng phải là: “Nguyên nhân chính khiến doanh số tháng 5 thấp hơn tháng 4 là gì?” . Và từ đó bạn có thể đưa ra các nguyên nhân như chất lượng sản phẩm bị giảm, giá cả tăng cao, nhu cầu thị trường giảm, chiến lược marketing không phù hợp, giãn cách xã hội…

Giải pháp:

  • Sử dụng 5W1H kết hợp với phương pháp “5 Why” (Hỏi “Tại sao?” nhiều lần để đào sâu vấn đề).
  • Thu thập dữ liệu thực tế để tìm ra lý do thực sự, thay vì chỉ dựa vào suy đoán cảm tính.

Các ứng dụng của 5W1H

Phương pháp 5W1H được ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực nhờ khả năng phân tích, lập kế hoạch và giải quyết vấn đề hiệu quả.

Trong quản lý và kinh doanh

Mục đích: Hỗ trợ ra quyết định, phân tích thị trường, xây dựng chiến lược kinh doanh, xây dựng kế hoạch kinh doanh…

Ví dụ:

  • What: Sản phẩm/dịch vụ của chúng ta là gì?
  • Who: Khách hàng mục tiêu là ai?
  • Where: Nên bán sản phẩm ở đâu? Ở kênh bán hàng nào?
  • When: Thời điểm nào thích hợp để tung sản phẩm ra thị trường?
  • Why: Tại sao khách hàng nên chọn sản phẩm của chúng ta?
  • How: Làm thế nào để tiếp cận khách hàng hiệu quả?

Trong báo chí và truyền thông

Mục đích: Xây dựng nội dung, đưa tin chính xác và đầy đủ…

Ví dụ:

  • What: Sự kiện gì đang xảy ra?
  • Who: Ai là người liên quan đến sự kiện này?
  • Where: Sự kiện xảy ra ở đâu?
  • When: Khi nào sự kiện diễn ra?
  • Why: Tại sao sự kiện này quan trọng?
  • How: Nó diễn ra như thế nào?

Trong giáo dục và nghiên cứu

Mục đích: Giúp học sinh, sinh viên, nhà nghiên cứu phân tích vấn đề, thu thập thông tin và lập luận logic…

Ví dụ:

  • What: Chủ đề nghiên cứu là gì?
  • Who: Ai là tác giả/nhà khoa học liên quan đến lĩnh vực này?
  • Where: Nghiên cứu này đã được thực hiện ở đâu?
  • When: Công trình nghiên cứu được công bố khi nào?
  • Why: Tại sao chủ đề này quan trọng?
  • How: Phương pháp nghiên cứu được thực hiện như thế nào?

Trong giải quyết vấn đề và ra quyết định

Mục đích: Tìm hiểu nguyên nhân gây ra vấn đề, phân tích các tình huống và đưa ra phương án tối ưu để giải quyết vấn đề…

Ví dụ:

  • What: Vấn đề cụ thể là gì?
  • Who: Ai bị ảnh hưởng bởi vấn đề này?
  • Where: Vấn đề xảy ra ở đâu?
  • When: Vấn đề này diễn ra khi nào?
  • Why: Nguyên nhân chính của vấn đề là gì?
  • How: Làm thế nào để giải quyết vấn đề này?

Trong quảng cáo và marketing

Mục đích: Phân tích đối thủ cạnh tranh, phân tích doanh nghiệp, nghiên cứu khách hàng, lập kế hoạch marketing, tối ưu chiến dịch marketing…

Ví dụ:

  • What: Sản phẩm/dịch vụ mà chúng ta cần quảng cáo/marketing là gì?
  • Who: Ai sẽ là người triển khai chiến dịch quảng cáo/marketing?
  • Where: Quảng cáo ở đâu? Kênh quảng cáo nào(Facebook, Google, TV…)?
  • When: Thời điểm nào phù hợp để chạy chiến dịch marketing/quảng cáo?
  • Why: Tại sao lại chọn các kênh quảng cáo/marketing đó?
  • How: Chúng ta nên quảng cáo bằng cách nào? Vị trí, hình thức, loại quảng cáo…

Trong quản lý chất lượng và cải tiến quy trình

Mục đích: Tìm ra nguyên nhân gây lỗi/vấn đề, tối ưu hiệu suất công việc.

Ví dụ:

  • What: Lỗi sản phẩm hoặc vấn đề trong quy trình là gì?
  • Who: Ai chịu trách nhiệm về vấn đề này?
  • Where: Vấn đề xảy ra ở giai đoạn nào của quy trình?
  • When: Vấn đề xuất hiện khi nào?
  • Why: Nguyên nhân gây ra vấn đề là gì?
  • How: Làm thế nào để khắc phục và ngăn chặn vấn đề xảy ra trong tương lai?

Trong lập kế hoạch cá nhân và phát triển bản thân

Mục đích: Giúp cá nhân đặt mục tiêu rõ ràng và phát triển kỹ năng hiệu quả.

Ví dụ:

  • What: Mục tiêu của tôi là gì?
  • Who: Ai có thể giúp tôi đạt được mục tiêu?
  • Where: Tôi có thể học hỏi hoặc rèn luyện kỹ năng này ở đâu?
  • When: Tôi sẽ bắt đầu rèn luyện kỹ năng này khi nào? Và trong bao lâu thì hoàn thành?
  • Why: Tại sao tôi muốn đạt được mục tiêu này?
  • How: Tôi cần làm gì để đạt được mục tiêu?

Cách ứng dụng 5W1H vào việc lập kế hoạch marketing

Mình sẽ lấy ví dụ thực tế về việc sử dụng 5W1H để lập kế hoạch marketing nhé.

Ví dụ Sếp giao cho bạn lập kế hoạch marketing để quảng bá sản phẩm mới của công ty trong vòng 6 tháng tới với mục tiêu là có 1000 đơn hàng.

What? – Cái gì?

Mục đích chính của dự án marketing là gì? Chính là quảng bá sản phẩm mới và phải có đơn hàng
Các mục tiêu cụ thể của dự án marketing là gì? 1000 đơn hàng
Có những đầu việc gì cần thực hiện để đạt được mục đích và mục tiêu của dự án marketing? Ví dụ: có 5 đầu việc chính là:

Why? – Tại sao?

Why? sẽ là Lý do vì sao lại phải thực hiện từng đầu việc đó. Ví dụ với 5 đầu việc ở mục What? – Cái gì? Thì sẽ có Why? – Tại sao? là:

  • Thiết kế Website: để tạo niềm tin cho khách hàng, vì tất cả các công ty uy tín đều có 1 website. Website không chỉ để giới thiệu thương hiệu, tạo uy tín cho công ty mà nó còn là nơi để khách hàng mua hàng.
  • Viết content marketing(viết bài cho cả website và quảng cáo): để thu hút người dùng truy cập vào website và tăng tỷ lệ chuyển đổi mua hàng.
  • SEO Website: khi website lên TOP thì sẽ tạo niềm tin cho người dùng, xây dựng 1 thương hiệu vững chắc. Và về lâu dài, sẽ giảm chi phí marketing.
  • Quảng cáo: trong thời gian đầu khi mà website chưa lên TOP thì quảng cáo sẽ giúp công ty sẽ có 1 lượng khách hàng mới nhanh chóng.
  • Booking báo điện tử: các thương hiệu được báo điện tử đưa tin sẽ tạo thương hiệu tốt và ghi dấu ấn mạnh trong tâm trí khách hàng.

When? – Khi nào?

When ở đây là thời gian thực hiện dự án marketing, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án marketing cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng đầu việc trong kế hoạch marketing.

Như bạn thấy, trong ví dụ này, thì thời gian thực hiện dự án marketing là 6 tháng, ngày bắt đầu là từ khi lập kế hoạch dự án và ngày kết thúc là 6 tháng sau đó. Và thời gian từng đầu việc tùy theo khả năng và ngân sách của bên bạn, ví dụ:

  • Thiết kế Website: trong vòng 1 tháng đầu
  • Viết content marketing(viết bài cho cả website và quảng cáo): 1 tháng. Và triển khai sau khi thiết kế website xong
  • SEO Website: triển khai liên tục trong 6 tháng và thực hiện song song với các đầu việc khác.
  • Quảng cáo: trong 2 tháng. Và triển khai sau khi thiết kế website và viết content xong. Và nó sẽ giúp doanh nghiệp có khách hàng khi SEO Website chưa lên TOP
  • Booking báo điện tử: trong 1 tháng. Và triển khai sau khi thiết kế website và có bài viết trên website.

Where? – Ở đâu?

Dự án marketing sẽ triển khai trên những kênh marketing nào?
Từng đầu việc sẽ được triển khai ở kênh marketing nào?

  • Thiết kế Website: kênh website
  • Viết content marketing(viết bài cho cả website và quảng cáo): kênh website + Google Search + Facebook
  • SEO Website:  kênh website
  • Quảng cáo: Google Search + Facebook
  • Booking báo điện tử: báo điện tử

Who? – Ai?

Ai sẽ là người quản lý dự án marketing và chịu trách nhiệm về dự án marketing? Trưởng phòng marketing
Ai sẽ thực hiện từng đầu việc trong dự án marketing? Các nhân viên SEO, content, thiết kế website, nhân viên quảng cáo, nhân viên marketing.

How – Như thế nào?

Từng đầu việc trong kế hoạch marketing sẽ được giải quyết cụ thể như thế nào? Tất cả sẽ được thực hiện bởi nhân viên trong công ty, không thuê ngoài. Từng nhân viên sẽ phải lên kế hoạch thực hiện chi tiết từng đầu việc và gửi cho trưởng phòng marketing xét duyệt trước khi bắt tay vào thực hiện.

Tổng khối lượng của từng đầu việc là bao nhiêu?

  • Thiết kế Website: 1 website chính và 5 website vệ tinh
  • Viết content marketing(viết bài cho cả website và quảng cáo): viết 200 bài cho website với bộ từ khóa và yêu cầu từ bộ phận SEO đưa ra. Và viết các bài quảng cáo theo yêu cầu từ bộ phận quảng cáo.
  • SEO Website: đưa ra yêu cầu thiết kế website, tối ưu website chuẩn SEO, đưa ra yêu cầu viết bài website, đưa bộ từ khóa cho content viết bài, xét duyệt bài viết, tối ưu bài viết chuẩn SEO…
  • Quảng cáo: đưa ra các yêu viết bài quảng cáo cho bộ phận viết bài và tạo các quảng cáo trên các kênh Google Search + Facebook
  • Booking báo điện tử: 10 báo điện tử lớn, mỗi báo có 5 bài. Trong đó có giới thiệu về thương hiệu, sản phẩm và dẫn backlink về website cần SEO.

Hàng ngày cần hoàn thành khối lượng công việc của từng đầu việc là bao nhiêu? Từ khối lượng công việc và thời gian hoàn thành từng đầu việc ở trên thì người lên kế hoạch marketing sẽ phân chia khối lượng công việc hàng ngày của từng đầu việc.

Những câu hỏi thường gặp về 5W1H

Dưới đây là 1 số câu hỏi thường gặp về 5W1H:

Làm sao để đạt hiệu quả cao nhất khi sử dụng 5W1H?

Để đạ hiệu quả cao nhất khi sử dụng 5W1H, bạn cần:

  1. Kết hợp phương pháp 5W1H với các phương pháp khác như Brainstorming, SWOT, Fishbone Diagram…
  2. Đặt thêm nhiều câu hỏi mở rộng ngoài 6 câu hỏi trong 5W1H, từ đó bạn có thể tìm ra nhiều góc nhìn khác nhau
  3. Linh hoạt thay đổi cách đặt câu hỏi tùy theo ngữ cảnh

Khác biệt lớn nhất giữa 5W1H và 5 Why là gì?

5W1H là một phương pháp đặt nhiều câu hỏi khác nhau(6 câu hỏi khác nhau) để phân tích vấn đề từ nhiều khía cạnh còn 5 Why là một phương pháp tập trung vào việc tìm nguyên nhân gốc rễ bằng cách hỏi “Tại sao?” nhiều lần(5 lần liên tiếp).

5W1H có thể áp dụng trong những lĩnh vực nào?

Phương pháp 5W1H có thể áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp phân tích, giải quyết vấn đề và lập kế hoạch hiệu quả. Bạn có thể áp dụng 5W1H trong nhiều lĩnh vực như: quảng cáo – marketing, quản lý – kinh doanh, giáo dục – đào tạo, báo chí – truyền thông, khoa học – nghiên cứu, y tế – chăm sóc sức khỏe…

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan tới chủ đề 5W1H, hãy chat trực tiếp với EZ Marketing. Chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi của bạn trong thời gian sớm nhất. Nếu thấy bài viết về 5W1H này hữu ích đối với bạn, hãy chia sẻ bài viết trong các hội nhóm marketing mà bạn đang tham gia nhé!