Ma trận SWOT là gì? Hướng dẫn phân tích và xây dựng mô hình SWOT hiệu quả

Ma trận SWOT là một trong những mô hình dùng để đánh giá tổng quan về doanh nghiệp của mình và đối thủ dựa vào các yếu tố (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức). Từ đó, lên chiến lược, kế hoạch marketing/kinh doanh cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, làm thế nào để xây dựng được mô hình SWOT hiệu quả là điều không phải ai cũng làm được. Vì vậy, trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn một số thông tin về SWOT cũng như là cách xây dựng ma trận này

Ma trận SWOT là gì?

SWOT được tạo nên từ 4 cụm từ bao gồm: Strength(điểm mạnh), Weakness(điểm yếu), Opportunities(Cơ hội) và Threats(thách thức). Trong đó điểm mạnh và điểm yếu là yếu tố bên trong mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh và thay đổi. Ngược lại cơ hội và thách thức là hai yếu tố ngoại cảnh bên ngoài doanh nghiệp không thể kiểm soát được.  

Ma trận Swot là gì

Mô hình này có vai trò dùng để phân tích và tạo ra các chiến lược marketing một cách hiệu quả cho doanh nghiệp. Đồng thời chúng còn giúp các nhà quản trị marketing có thể dự đoán được mức độ thành công và lường trước được các rủi ro có thể xảy ra đối với các dự án

Khi nào cần xây dựng ma trận SWOT

Ma trận SWOT là mô hình có thể tạo lập trong nhiều lĩnh vực và thời điểm khác nhau. Trong đó có hai trường hợp thường áp dụng mô hình SWOT là:

• Khi doanh nghiệp cần xác định và phân tích vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường. 
• Trường hợp cá nhân, doanh nghiệp cần xác định điểm mạnh, điểm yếu cũng như là cơ hội và thách thức để  có cái nhìn tổng quan trước khi xây dựng các chiến lược/kế hoạch marketing và chiến lược/kế hoạch kinh doanh. 

Ưu điểm và nhược điểm của ma trận SWOT

Bất kỳ một mô hình ma trận nào cũng sẽ có những điểm mạnh và hạn chế. Vì thế ma trận SWOT cũng không ngoại lệ. Chúng cũng có một số ưu điểm và nhược điểm sau:

Ưu điểm và nhược điểm của ma trận SWOT

Ưu điểm

1. Không tốn chi phí: phương pháp phân tích tiến độ hoạt động của các chiến lược marketing bằng mô hình SWOT là một trong những cách thức mang lại hiệu quả cao nhưng không tốn chi phí. Bởi vì mô hình này không cần đến quá nhiều công cụ để hỗ trợ thực hiện.
2. Có được kết quả quan trọng: SWOT giúp bộ phận marketing có thể xác định cụ thể được những điểm mạnh, điểm yếu cũng như là cơ hội và thách thức trong các kế hoạch mà họ đang thực hiện. Nhờ đó mà ban quản trị xây dựng được các chiến lược hợp lý và có thể hạn chế các rủi ro có thách thức xảy ra.
3. Đưa ra được ý tưởng mới, giải pháp mới: dựa vào SWOT bạn có thể nhận biết được bức tranh tổng thể về doanh nghiệp cũng như là các yếu tố có khả năng tác động đến dự án. Nhờ đó mà các nhà quản trị thường suy nghĩ ra được các giải pháp mới phù hợp cho từng thời điểm 

Nhược điểm

1. Kết quả chưa chuyên sâu: mô hình SWOT chỉ phản ánh tổng quan về các yếu tố bên trong và bên ngoài tác động đến các kế hoạch. Tuy nhiên, chúng chưa có thể đưa ra các kết quả phân tích chuyên sâu trong từng lĩnh vực cụ thể. Vì vậy, cần phải kết hợp thêm nhiều nghiên cứu khác để có thể đưa ra các dự đoán chính xác hơn 
2. Kết quả phân tích mang tính chủ quan: ma trận SWOT có thể thực hiện bởi nhà quản lý hoặc 1 bộ phận trong công ty. Do đó, kết quả phân tích sẽ mang tính chủ quan, phụ thuộc vào quan điểm, kinh nghiệm của từng đối tượng thực hiện

Phân tích các yếu tố có trong ma trận SWOT

Ma trận SWOT sẽ bao gồm 4 yếu tố chính dưới đây:

Phân tích các yếu tố có trong ma trận SWOT

Strengths – Điểm mạnh

Điểm mạnh được xem là yếu tố bên trong, bao gồm các lợi thế vượt trội mà doanh nghiệp, dự án của doanh nghiệp đang có, mạnh hơn các đối thủ. Để có thể phân tích và xác định cụ thể các điểm mạnh thì bạn cần phải trả lời được các câu hỏi sau một cách chi tiết:

• Nguồn lực mà doanh nghiệp, hoặc dự án bạn đang có bao gồm những gì?
• Bạn có thể thực hiện điều gì tốt nhất?
• Bạn đang có những lợi thế như thế nào về các yếu tố: kiến thức, con người, kỹ năng, danh tiếng…?

Weaknesses – Điểm yếu

Các chiến lược marketing muốn mang lại các kết quả tốt thì đòi hỏi các nhà quản trị phải tìm ra được những điểm yếu của doanh nghiệp so với các đối thủ trong từng dự án. Từ đó có thể đưa ra các hướng điều chỉnh và giải quyết hợp lý. Mỗi loại hình hoạt động của doanh nghiệp sẽ có những điểm yếu khác nhau. Vì vậy, bạn cần phải am hiểu sâu sắc về doanh nghiệp của mình để có thể xác định được chính xác những điểm hạn chế. 

Một số điểm yếu mà các doanh nghiệp thường gặp khi triển khai các kế hoạch marketing như:

• Quy trình hoạt động nội bộ chưa chặt chẽ
• Ngân sách và nguồn vốn để thực hiện các chiến dịch tiếp thị còn hạn chế
• Nguồn nhân lực không đủ để thực hiện toàn bộ dự án

Opportunities – Cơ hội

Cơ hội là những yếu tố bên ngoài tác động tích cực đến các kế hoạch hoặc dự án. Các yếu tố thuận lợi có thể kể đến như:

• Đối thủ cạnh tranh chậm chạp, có năng lực còn hạn chế và không có danh tiếng tốt
• Các yếu tố về thời gian và địa điểm 
• Tập quán, văn hóa và các chính sách pháp luật

Các yếu tố này sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc phát triển các kế hoạch và hỗ trợ tăng cường sự cạnh tranh so với các đối thủ. Các cơ hội có thể xuất hiện trong thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn. Do đó, bạn cần tận dụng tốt các cơ hội để có thể đạt được hiệu quả cao.

Threats – Thách thức

Trong quá trình thực hiện các kế hoạch thì việc đối mặt với các thách thức là điều không thể tránh khỏi. Vì thế thách thức là yếu tố vô cùng quan trọng tác động rất lớn đến sự thành công của một dự án. Khi bạn xác định được các thách thức thì khi gặp phải những vấn đề đó trong tương lai bạn sẽ có hướng giải quyết kịp thời. 

Các thách thức thường xảy ra như:

• Sự phát triển mạnh mẽ của các đối thủ cạnh tranh
• Ảnh hưởng tiêu cực từ sự phát triển công nghệ
• Khách hàng thường xuyên thay đổi các hành vi mua hàng
• Thị trường có nhiều biến động gây ra nhiều thách thức

Các chiến lược có được khi mở rộng ma trận SWOT

Khi kết hợp các thành phần của ma trận SWOT với nhau thì bạn sẽ có được các chiến lược sau:

Các chiến lược có được khi mở rộng ma trận SWOT

Chiến lược SO

SO(Strengths + Opportunities) là chiến lược được xây dựng từ việc khai thác các cơ hội từ bên ngoài để phát huy các điểm mạnh hiện có của doanh nghiệp. 

Đây là chiến lược thường được áp dụng trong thời gian ngắn hạn. 

Chúng có ưu điểm lớn nhất là mang lại hiệu quả và có khả năng thành công cao nhưng không cần phải bỏ ra quá nhiều công sức và thời gian.

Chiến lược ST

ST(Strengths + Threats) là chiến lược sử dụng các thế mạnh để ngăn chặn và đối phó với các rủi ro từ bên ngoài tác động. Nhờ có chiến lược này mà doanh nghiệp có thể hạn chế được các bất lợi có thể xảy ra. Đây cũng là một chiến lược mang tính ngắn hạn.

Chiến lược WO

WO(Weaknesses + Opportunities) là chiến lược trung hạn, dùng để khai thác các cơ hội hiện tại thông qua việc cải thiện những khuyết điểm của doanh nghiệp. 

Đây là chiến lược được xem khá khó khăn để có thể thành công. Bởi vì khi doanh nghiệp khắc phục xong được các điểm hạn chế thì lúc này có thể cơ hội đã bị bỏ lỡ Tuy nhiên, nếu bạn cố gắng hết sức để hoàn thành các điểm yếu trong thời gian sớm nhất có thể thì khả năng thành công vẫn có thể xảy ra và tạo ra được bước tiến mới. 

Chiến lược WT

WT(Weaknesses + Threats) còn gọi là chiến lược phòng thủ. Chiến lược này tạo ra với mục đích nhằm khắc phục những điểm yếu để phòng tránh các rủi ro tiềm ẩn mà doanh nghiệp hoặc các dự án có thể đối mặt. Bởi vì các rủi ro này thường xuất phát từ các điểm yếu nên cần phải xác định từ sớm để có thể đưa ra các biện pháp xử lý và khắc phục hợp lý

Cách xây dựng ma trận SWOT hiệu quả

Để xây dựng ma trận SWOT hiệu quả bạn cần đảm bảo thực hiện đầy đủ 5 bước dưới đây:

Cách xây dựng ma trận SWOT hiệu quả

Bước 1: xây dựng các yếu tố cần có trong ma trận SWOT

Để xây dựng một ma trận SWOT điều đầu tiên bạn cần làm là thiết lập từng yếu tố (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức) có trong ma trận theo một hệ thống hợp lý. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng thấy được những tác động mà doanh nghiệp sẽ đối mặt trong từng kế hoạch của mình.

Sau khi xây dựng và sắp xếp xong vị trí của các yếu tố có trong ma trận thì bạn cần xác định một chiến lược tổng quan từ những yếu tố đó. Lưu ý hãy đảm bảo rằng chiến lược cần hội tụ đầy đủ 4 yếu tố:

• Tận dụng và phát triển điểm mạnh
• Ngăn chặn và khắc phục điểm yếu
• Khai thác những cơ hội
• Giảm thiểu rủi ro

Bước 2: nghiên cứu và phát triển điểm mạnh

Để khai thác và phát triển tối đa điểm mạnh thì bạn nên kết hợp và tận dụng  khéo léo các yếu tố có trong thành phần Strength(điểm mạnh) và Opportunities(cơ hội) với nhau. Để làm tốt điều này, bắt buộc bạn phải có sự nghiên cứu và am hiểu sâu sắc về các dự án và tình hình hoạt động của thị trường để từ đó có thể đưa ra các sự kết hợp về điểm mạnh và cơ hội thích hợp

Ví dụ: Nếu bạn đang có lợi thế về các dịch vụ quảng cáo thì bạn có thể tận dụng cơ hội xu hướng mua sắm online hiện nay trên thị trường để tăng lợi thế cạnh tranh so với đối thủ

Bước 3: xác định và chuyển hóa rủi ro

Tuy dự án của bạn có rất nhiều điểm mạnh và cơ hội nhưng lại không thể phát triển mà còn bị kiểm hãm bởi những thách thức. Nguyên nhân có thể là do bạn chưa quản trị tốt các rủi ro. Hơn nữa việc chuyển hóa rủi ro sẽ trở nên rất khó khăn nếu bạn không có sự chuẩn bị ngay từ ban đầu. 

Vì vậy, khi xây dựng ma trận SWOT bạn cần tìm hiểu và xác định những thách thức có thể xảy ra. Trên cơ sở đó đưa ra các hướng giải quyết thích hợp để tránh bị lung lay hoặc rơi vào thế bị động khi đối mặt với các thách thức có thể xảy ra trong tương lai.

Bước 4: nắm bắt và khai thác các cơ hội

Sự xuất hiện của các cơ hội sẽ được biểu hiện ở hai dạng chính là do bạn tự tạo ra hoặc từ hoạt động của thị trường. Lúc này, bạn cần phải thường xuyên phân tích và nắm bắt sự thay đổi của thị trường để tìm ra các cơ hội phù hợp với từng dự án đang triển khai. 

Ngoài ra, để tránh bỏ lỡ các cơ hội thì bắt buộc bạn cũng phải luôn cải thiện các yếu tố bên trong của dự án, chẳng hạn như chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, nhân sự, quy trình thực hiện… Từ đó hiệu suất công việc và khả năng thành công của dự án cũng sẽ tăng lên

Bước 5: Loại bỏ các thách thức

Việc loại bỏ rủi ro chắc chắn là mục tiêu hàng đầu của các marketer khi thực hiện các chiến lược marketing. Tuy nhiên để loại bỏ hoàn toàn các thách thức là điều khó có thể xảy ra. Bạn chỉ có thể dự đoán trước và tìm cách khắc phục để có thể giảm thiểu các thiệt hại. Vì vậy, để có thể hoàn thành mục tiêu và mang lại sự thành công cho các dự án thì bắt buộc bạn phải nhìn nhận trực tiếp vào các mối đe dọa để có hướng xử lý thích hợp 

Một số lưu ý khi xây dựng ma trận SWOT

Một số lưu ý khi xây dựng ma trận SWOT

• SWOT chỉ thể hiện một khía cạnh của vấn đề: để có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định phù hợp thì ngoài ma trận SWOT thì bạn cần phải đưa vào thực tế, bởi vì SWOT không giúp bạn có cái nhìn đa chiều. Vì vậy, bạn không nên chỉ tập trung vào một góc nhìn của ma trận này mà phải nhìn nhận vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau.
• Cần phải khai thác kỹ tất cả các thành phần có trong ma trận SWOT: khi xây dựng ma trận SWOT bạn cần tránh tình trạng chỉ tập trung phân tích một thành phần, bởi vì tất cả các thành phần đều mang một ý nghĩa nhất định và tác động đến kết quả của dự án.
• Khi xây dựng ma trận SWOT bạn cần phải thực sự am hiểu về dự án và sự biến động thị trường: khi bạn nắm vững các thông tin và kiến thức về các kế hoạch thì bạn sẽ có thể đưa ra những sự đánh giá chính xác về tình hình hoạt động hiện tại. Đồng thời bạn cũng sẽ có thể nhận thấy được các điểm mạnh, điểm yếu cũng như là những cơ hội thách thức của doanh nghiệp, để từ đó xây dựng được các giải pháp hợp lý. 

Ma trận SWOT là một trong những mô hình hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc lập các kế hoạch và chiến lược đa lĩnh vực nói chung và marketing nói riêng. Chúng tôi mong rằng qua bài viết này, bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức và có thể tự mình xây dựng ma trận SWOT  để phục vụ cho công tác marketing của doanh nghiệp, giúp mang lại hiệu quả cao trong công việc.