7 Lợi ích vượt trội chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số là một thuật ngữ mà ắt hẳn chúng ta đã nghe rất thường xuyên trong những năm gần đây. Chúng giống như sự chuyển giao của công nghệ và thị trường. Là một yêu cầu tất yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải áp dụng để đứng vững trong ngành công nghiệp 4.0. Hãy cùng EZ Marketing tìm hiểu chi tiết về những lợi ích của chuyển đổi số trong bài viết sau.

Chuyển đổi số là gì?

Digital Transformation hay chuyển đổi số là quá trình chuyển đổi, tích hợp khoa học công nghệ hiện đại vào tất cả các lĩnh vực. Quá trình này giúp tối ưu hóa quy trình thực hiện. Mang đến nhiều lợi ích và giá trị cho sự vận hành của doanh nghiệp, tổ chức.

Hiện nay, chuyển đổi số là một xu hướng bắt buộc của các doanh nghiệp. Đó không phải sự lựa chọn, mà là phải áp dụng để theo kịp với sự tiến bộ của khoa học. Tất cả các quy trình, máy móc vận hành đều được tự động hóa để tiết kiệm thời gian, tạo ra năng suất cao.

Ngày nay, các doanh nghiệp đã quen thuộc với các thuật ngữ như Data, Cloud, Internet, AI, Server…Đây là những “phát minh” phổ biến trong thời kỳ hội nhập, chuyển đổi số.

Ví dụ, thương hiệu sữa Vinamilk đã dịch chuyển từ đóng gói thủ công sang hệ thống robot, máy móc thực hiện. Đồng thời, họ cũng sử dụng nền tảng điện toán đám mây (Cloud) để thay đổi phương thức điều hành doanh nghiệp.

Vai trò của chuyển đối số đối với doanh nghiệp

Digital Transformation không chỉ là sự ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến. Đây còn là việc thay đổi tư duy của các doanh nghiệp. Một bài toán dành cho doanh nghiệp để thích ứng, tìm ra giải pháp về chi phí, nhân sự, quy trình và cơ chế vận hành.

Tùy vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp cần tìm ra cách tiến hành hiệu quả. Bởi chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp. Cụ thể:

• Cải thiện hiệu quả, năng suất, chất lượng: Nhờ áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến mà doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất. Tạo ra những sản phẩm chất lượng trong thời gian nhanh chóng. Dễ dàng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng khi cần sản xuất số lượng hàng hóa lớn.

• Tạo ra giá trị mới cho khách hàng, đối tác: Chuyển đổi số là cơ sở tạo ra nhiều giá trị mới cho khách hàng. Thay vì áp dụng quy trình truyền thống, doanh nghiệp có thể thay đổi văn hóa, thay đổi mô hình kinh doanh. Từ đó có thể mang đến những trải nghiệm mới cho khách hàng, đối tác.

• Duy trì sự cạnh tranh và thích ứng với sự thay đổi của thị trường: Đứng trước sự chuyển dịch nhanh chóng của thị trường, doanh nghiệp có thể tự tin duy trì sự cạnh tranh. Dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của thị trường và công  nghệ. Không bị thụt lùi hay tụt hậu so với các đối thủ khác.

• Đối mặt với những khó khăn và thách thức như dịch bệnh, thiên tai, biến đổi khí hậu: Hoạt động kinh doanh vẫn được duy trì ổn định dù có xảy ra dịch bệnh, thiên tai hay biến đổi khí hậu. Chuyển đổi số là giải pháp để doanh nghiệp luôn tồn tại trước những khó khăn và thách thức bên ngoài.

• Khai thác cơ hội mới cho doanh nghiệp: Khi áp dụng công nghệ tiên tiến, doanh nghiệp sẽ rút ngắn thời gian sản xuất. Tối ưu được chi phí và nhân sự vận hành. Tạo ra nhiều cơ hội mới cho doanh nghiệp, dễ dàng tiếp cận được nhiều khách hàng mới.

Chuyển đổi số có lợi ích quan trọng như thế nào?

Có thể nói, sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ số đã đem đến sự thay đổi rất  lớn ở nhiều lĩnh vực. Từ tổ chức Nhà nước, cơ quan Chính phủ, doanh nghiệp tư nhân cho đến người dân. Đây là bước tiến mới giúp tối ưu hóa quy trình và hiệu quả. Chi tiết:

Tối ưu hóa hoạt động và cải thiện hiệu suất

Lợi ích lớn nhất từ chuyển đổi số đem đến đó là tối ưu hóa mọi quy trình hoạt động. Bất kể lĩnh vực hay cơ quan nào cũng đều nhận được lợi ích từ Digital Transformation.

Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất đầu tư vào máy móc hiện đại. Rút ngắn quy trình phức tạp, loại bỏ những cách thủ công, kém hiệu quả. Họ đã dần dần tự động hóa các công việc mà trước đây cần rất nhiều nhân lực và chi phí. Hiệu suất được cải thiện, rút ngắn thời gian và tăng số lượng hàng hóa cho mỗi đợt sản xuất.

Chẳng hạn, công nghệ số giúp khách hàng dễ dàng tạo tài khoản tiết kiệm và quản lý nó trên điện thoại cá nhân. Khi có nhu cầu gửi tiết kiệm, khách hàng chỉ cần mở thẻ online, tải app ngân hàng và dễ dàng kiểm soát mọi giao dịch. Không cần đến trực tiếp ngân hàng để xếp hàng mở thẻ hay gửi tiết kiệm như trước đây.

Tồn tại trong thị trường cạnh tranh và thay đổi liên tục

Trong thị trường cạnh tranh và thay đổi nhanh chóng, doanh nghiệp cần phải chuyển biến mạnh mẽ thì mới có cơ hội tồn tại vững vàng. Nếu không, doanh nghiệp sẽ dễ bị thụt lùi, không theo kịp xu hướng của người tiêu dùng.

Chuyển đổi số là cơ hội cho doanh nghiệp thay đổi tư duy kinh doanh. Tạo ra nhiều giá trị mới, độc đáo và chất lượng cho người dùng. Đồng thời, chúng còn giúp doanh nghiệp tạo lợi thế kinh doanh rất hiệu quả.

Ngày nay, các ứng dụng đặt xe công nghệ ra đời và phát triển. Khách hàng chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh là có thể đặt xe, đặt đồ ăn, thanh toán ngay trên đó. Làm thế nào để các hãng xe Grab, Bee hay Xanh SM có thể tồn tại được? Đó chính là liên tục tung các voucher hấp dẫn. Liên kết với nhiều phương pháp thanh toán, tạo trải nghiệm tốt cho người dùng.

Tạo ra sự cạnh tranh và đột phá

Tận dụng công nghệ hiện đại và quá trình tự động hóa, doanh nghiệp có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh và đột phá cho mình. Bằng việc ứng dụng công nghệ số, nhiều sản phẩm và dịch vụ mới đã được ra đời. Mang đến sự tiện lợi cho người tiêu dùng. 

Giúp doanh nghiệp dễ dàng chiếm được sự ủng hộ của khách hàng.

Apple đã và đang cho ra đời các dòng sản phẩm tiên tiến như Macbook, Iphone, Ipad mỗi năm. Họ rất thành công trong việc liên tục tạo ra các phiên bản mới với chức năng và thiết kế vượt bậc so với trước. Người dùng ngày càng thích thú, sẵn sàng săn lùng sản phẩm ngay cả khi chúng chưa kịp tung ra thị trường. Đây là bước đột phá mới mà Apple đã tận dụng được công nghệ số tiên tiến.

Đáp ứng sự kỳ vọng của khách hàng

Xu hướng mua sắm của người tiêu dùng ngày càng thay đổi. Nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ ngày càng cải tiến so với trước. Nếu doanh nghiệp biết cách tận dụng công nghệ số sẽ dễ dàng đáp ứng sự kỳ vọng của khách hàng.

Doanh nghiệp có thể đo lường được mức độ hài lòng của người dùng khi sử dụng sản phẩm. Có thể biết được khách hàng thường ưa thích truy cập vào nội dung nào trên Website. Đây chính là hiệu quả từ việc tận dụng tốt công nghệ số của các ứng dụng quản lý doanh nghiệp.

Ngày nay, người dùng mua điện thoại di động không chỉ để nghe và gọi. Họ còn dùng nó với mục đích giải trí, thư giãn và thể hiện phong cách cá nhân. Do đó, nếu thương hiệu tận dụng chuyển đổi số tốt, tạo ra các dòng sản phẩm đa năng, thiết kế sang trọng, ấn tượng sẽ dễ dàng chiếm được sự kỳ vọng của khách hàng.

Tăng cường trải nghiệm khách hàng

Lợi ích tiếp theo từ chuyển đổi số mang lại đó là giúp doanh nghiệp tăng cường trải nghiệm khách hàng. Bạn có thể tạo ra các ứng dụng di động trực tuyến hiện đại. Người dùng có thể dễ dàng tiếp cận sản phẩm, dịch vụ mà không cần phải đến trực tiếp cửa hàng.

Chẳng hạn, khách hàng có thể mua sắm bất kỳ món đồ nào trên ứng dụng Shopee. Việc bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử là cầu nối giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng. Họ có thêm nhiều sự lựa chọn, có sự cân nhắc, so sánh giữa nhiều cửa hàng. Thuận tiện thanh toán bằng nhiều cách khác nhau mà không cần tốn quá nhiều công sức.

Hoặc, việc tạo ra ứng dụng VNeID giúp người dân dễ dàng quản lý mọi giấy tờ cá nhân. Đồng thời còn giúp Nhà nước có thể kiểm soát toàn bộ người dân mà không cần dùng giấy tờ, hồ sơ giấy như trước.

Tăng hiệu suất, giảm chi phí

Chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp rút ngắn quy trình, tối ưu lại chi phí. Doanh nghiệp có thể tính toán để loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại thủ công. Ứng dụng tự động hóa vào sản xuất và vận hành doanh nghiệp.

Ví dụ, các doanh nghiệp thực hiện lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên điện toán đám mây (Cloud). Vừa dễ dàng quản lý vừa giảm bớt chi phí vào quá trình vận hành. Họ đã quản lý tài liệu trên điện tử để tiết kiệm chi phí photo, in ấn. Đồng thời còn tăng hiệu suất cho công việc. Tập trung nhân sự vào các công việc đòi hỏi sự sáng tạo nhiều hơn.

Loại bỏ rào cản giữa các bộ phận, phòng ban

Nhờ công nghệ số, các bộ phận, phòng ban có thể dễ dàng làm việc, thảo luận với nhau. Giúp loại bỏ rào cản giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Nâng cao sự đồng thuận, tạo ra nhiều hiệu quả vượt bậc cho doanh nghiệp.

Đặc biệt, các ứng dụng làm việc từ xa cho phép nhân viên dễ dàng làm việc dù đang ở bất cứ đâu. Vừa cải thiện hiệu suất làm việc vừa giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần làm gì để thích nghi với quá trình Digital Transformation?

Chuyển đổi số vừa là thách thức vừa là cơ hội rất lớn cho các tổ chức, doanh nghiệp. Chúng tạo ra nhiều sự chuyển biến mạnh mẽ để doanh nghiệp có chỗ đứng vữn chắc. Để có thể thích nghi với quá trình Digital Transformation, doanh nghiệp cần:

• Liên tục cập nhật xu hướng thị trường
• Am hiểu chuyên sâu về công nghệ
• Sở hữu kết cấu hạ tầng công nghệ phù hợp
• Quan tâm đến trải nghiệm khách hàng
• Tạo tư duy dễ dàng thích nghi và thay đổi
• Nghiên cứu rõ chi phí, nhân sự, nguồn lực hiện có
• …

Những yếu tố cần thiết khi triển khai chuyển đổi số

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp là công việc đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian và công sức. Không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện thành công. Do đó, trước khi tiến hành triển khai, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những yếu tố cần thiết. Cụ thể như sau:

• Dữ liệu: Yếu tố quan trọng nhất để tích hợp công nghệ số đó là nguồn dữ liệu. Doanh nghiệp cần quản lý hệ thống dữ liệu chặt chẽ, chính xác và đồng bộ. Đảm bảo mọi dữ liệu đều được lưu trữ đúng cách, dễ dàng thu thập và tích hợp. Khi có nhu cầu chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tích hợp toàn bộ dữ liệu đó một cách nhanh chóng mà không bị sai sót.

• Con người: Tiếp theo, nhân lực luôn là yếu tố then chốt để chuyển đổi công nghệ số. Doanh nghiệp cần có người lãnh đạo, đội nhóm triển khai và những lập trình viên giỏi. Để ứng dụng thành công công nghệ số, con người phải giỏi và thành thạo công nghệ. Như vậy mới có thể tạo ra nhiều giá trị vượt bậc cho người dùng.

• Công nghệ: Để chuyển đổi số thành công, nhất định phải chọn công nghệ phù hợp. Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tùy vào mục tiêu và định hướng kinh doanh mà doanh nghiệp có thể chọn các loại công nghệ khác nhau. Chẳng hạn như điện toán đám mây, AI, phân tích dữ liệu hoặc các công cụ quản lý trực tuyển…

• Quy trình: Quy trình thực hiện cần phải rõ ràng, bám sát mục tiêu và định hướng. Trong quá trình triển khai, bạn cần liên tục kiểm tra, điều chỉnh quy trình. Kịp thời xử lý những vấn đề rủi ro có thể xảy ra. Như vậy mới mang lại sự thành công như mong đợi.

Những hình thức chuyển đổi phổ biến trong quá trình chuyển đổi số

Thực tế, nếu chuyển đổi số thành công sẽ mang lại rất nhiều lợi thế cho doanh nghiệp. Đây cũng là yêu cầu bắt buộc của hầu hết các doanh nghiệp trong thời kỳ 4.0. EZ Marketing gợi ý đến bạn một số hình thức chuyển đổi phổ biến sau đây:

• Cơ sở hạ tầng công nghệ: Nhiều doanh nghiệp đã thay đổi cơ sở hạ tầng của mình khi ứng dụng công nghệ số. Chuyển từ việc lưu trữ dữ liệu giấy sang dữ liệu điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng chuyển sang dùng các ứng dụng quản lý nhân sự trực tuyến. Giúp tối ưu quy trình, dễ dàng kiểm soát đồng bộ mọi thông tin, dữ liệu.

• Quy trình làm việc và tổ chức: Công nghệ số ra đời khiến doanh nghiệp cũng bắt đầu thay đổi quy trình làm việc của mình. Họ không còn làm việc, báo cáo thủ công như trước. Hiện nay, các doanh nghiệp đã ứng dụng chuyển đổi số vào quy trình làm việc, báo cáo, thảo luận giữa các phòng ban. Mọi công việc được thực hiện online, lãnh đạo cũng có thể quản lý việc tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp dễ dàng hơn.

• Sản phẩm dịch vụ: Rất nhiều doanh nghiệp đã thay đổi sản phẩm, dịch vụ để bắt kịp với xu hướng thị trường. Nhiều ứng dụng công nghệ trực tuyến được ra đời để phục vụ nhu cầu khách hàng. Các ngân hàng đã cung cấp các ứng dụng quản lý số dư, thực hiện chuyển tiền trực tuyến mà không cần ra trực tiếp điểm giao dịch. 

• Kinh doanh và mô hình hoạt động: Hiện nay, các doanh nghiệp cũng đã thay đổi lĩnh vực và mô hình kinh doanh của mình. Nếu chỉ hoạt động theo cách truyền thống sẽ rất khó đứng vững trên thị trường hiện tại. Ví dụ, trước đây các quán ăn chỉ bán trực tiếp tại cửa hàng. Nhưng hiện nay họ đã xuất hiện trên hầu hết các ứng dụng đặt hàng công nghệ. Người dùng có thể dễ dàng tìm thấy họ trên các nền tảng Internet…

• Tương tác với khách hàng: Thay đổi cách tương tác với khách hàng cũng là hình thức phổ biến trong chuyển đổi số. Ngày nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ số để tương tác và duy trì mối quan hệ với người dùng.

• Trí tuệ nhân tạo và tự động hóa: Cuối cùng, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi sang trí tuệ nhân tạo và tự động hóa. Loại bỏ những quy trình, thao tác thủ công mất nhiều thời gian và nhân lực. Ứng dụng bằng AI và tự động hóa để tăng năng suất, tiết kiệm nhân sự và thời gian hiệu quả.

Quy trình triển khai chuyển đổi số cơ bản trong doanh nghiệp

Làm thế nào để triển khai chuyển đổi hiệu quả cho doanh nghiệp? Đây là hoạt động cần sự đầu tư rất lớn về thời gian, nhân lực, chi phí và cơ sở hạ tầng. Dưới đây là quy trình thực hiện cơ bản bạn có thể tham khảo:

Phân tích hiện trạng

Đầu tiên, bạn cần phân tích chính xác hiện trạng những vấn đề của doanh nghiệp. Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho chiến dịch cần thực hiện. Sau đó nghiên cứu rõ ràng những điểm mạnh, những hạn chế của doanh nghiệp.

Đánh giá mức độ sẵn sàng 

Tiếp theo, đánh giá mức độ sẵn sàng thực hiện của tất cả các bộ phận. Đây là bước quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của chiến dịch. Nếu doanh nghiệp chưa sẵn sàng mà vẫn triển khai thì sẽ có rất nhiều sai sót.

Chuẩn bị nguồn nhân lực 

Tính toán chi tiết doanh nghiệp đang có nguồn lực bao nhiêu. Có những bộ phận chủ chốt nào trực tiếp triển khai. Sau khi chuyển đổi số thành công thì những vị trí nào sẽ được thay thế. Doanh nghiệp cần trả lời chi tiết những vấn đề này thì mới có thể tính toán rõ ràng và hiệu quả.

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu quan trọng

Hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp cần chính xác, đồng bộ. Đảm bảo không bị sai sót hoặc mất mát sau khi tích hợp vào công nghệ số.

Bạn cần chuẩn bị danh sách những nguồn dữ liệu quan trọng. Lưu trữ chúng thật cẩn thận trước khi đồng bộ hóa toàn bộ quy trình.

Lựa chọn công nghệ phù hợp

Tiếp theo, doanh nghiệp cần chọn công nghệ chuyển đổi phù hợp với doanh nghiệp. Dựa vào mục tiêu, định hướng và loại hình kinh doanh mà loại công nghệ sử dụng cũng khác nhau.

Công nghệ phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và quy trình thực hiện. Giảm thiểu các sai sót, tránh làm hao tổn chi phí mà không đem lại hiệu quả gì.

Lập chiến lược, kế hoạch chuyển đổi số phù hợp

Cuối cùng, bạn cần có một bảng kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng. Bao gồm mục tiêu, hoạch định các việc cần làm, thời gian, chi phí, nhân sự phụ trách…

Kế hoạch phải phù hợp với định hướng của doanh nghiệp thì mới có khả năng triển khai. Mang đến nhiều hiệu quả to lớn cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Tóm lại, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp hiện nay. Đây là cơ hội giúp doanh nghiệp chiếm lợi thế và tăng trải nghiệm cho người dùng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, bạn vui lòng liên hệ cho EZ Marketing ngay nhé.